Darmowe narzędzie
Walidator numeru VAT UE (VIES)
Wybierz kraj, wklej numer VAT i otrzymaj natychmiastowy werdykt z oficjalnego systemu VIES Komisji Europejskiej. Dla poprawnych numerów zwracane są nazwa i adres podatnika, jeśli państwo członkowskie na to zezwala. Skopiuj potwierdzenie do dokumentacji lub przejdź do generatora faktur z zweryfikowanymi danymi.
Enter a VAT identification number on the left and we will check it live against the EU VIES system.
Dlaczego każda europejska firma powinna weryfikować numery VAT przed wystawieniem faktury
Wewnątrz Unii Europejskiej mechanizm odwrotnego obciążenia dla transgranicznych dostaw B2B to jedno z najpotężniejszych uproszczeń w systemie VAT. Pozwala firmom sprzedawać klientom w innych krajach UE bez naliczania VAT — to klient rozlicza go we własnym kraju. Ta prostota wiąże się z surowym warunkiem: numer VAT klienta musi być ważny i aktywny w momencie dostawy. Jeśli sprzedawca nie zweryfikuje numeru, a klient okaże się nie być zarejestrowany jako podatnik VAT, sprzedawca odpowiada za nienaliczony VAT — wraz z karami.
VIES (VAT Information Exchange System) to oficjalna usługa Komisji Europejskiej do sprawdzania, czy numer VAT jest aktualnie zarejestrowany w rejestrze podatkowym państwa członkowskiego. Jest darmowa, nie wymaga klucza API i jest jedyną metodą weryfikacji uznawaną przez unijne administracje skarbowe za dowód należytej staranności. Wiele państw członkowskich (m.in. Niemcy, Francja i Włochy) wprost wymaga przechowywania potwierdzeń VIES dla każdej faktury z odwrotnym obciążeniem. Brak takiego potwierdzenia jest jednym z najczęstszych ustaleń podczas kontroli VAT.
Walidator VAT WorkDaten wykonuje sprawdzenie VIES na żywo z Twojej przeglądarki przez nasz serwer i zwraca nazwę i adres podatnika tam, gdzie państwo członkowskie na to pozwala. Weryfikacja jest rejestrowana z datą zapytania, dzięki czemu możesz wkleić potwierdzenie wprost do notatek księgowych. Gdy potem tworzysz fakturę, zweryfikowane dane jednym kliknięciem przechodzą do generatora faktur, eliminując ryzyko literówek przy ponownym wpisywaniu długiego, alfanumerycznego numeru VAT.
Sprawdzenie VIES w niecałą sekundę
Zapytanie trafia bezpośrednio do oficjalnego endpointu VIES Komisji Europejskiej, bez pośredników. Odpowiedzi są cache'owane dla błyskawicznych powtórnych sprawdzeń.
Nazwa firmy i adres, gdy są dostępne
Większość państw członkowskich zwraca nazwę i adres wraz z walidacją. Niemcy i Hiszpania, z założenia, tego nie robią — zwracają tylko flagę poprawny/niepoprawny. Wynik to jasno oznacza.
Potwierdzenie do dokumentacji
Skopiuj tekst wyniku jednym kliknięciem i wklej go do notatek księgowych, CRM lub e-maila potwierdzającego. Potwierdzenie zawiera dane podatnika i znacznik czasu — dokładnie to, czego oczekują kontrolerzy.
Bezpośrednio połączony z generatorem faktur
Po pomyślnym sprawdzeniu przejdź do generatora faktur z wstępnie wypełnionym numerem VAT, nazwą i adresem firmy. Jeden ręczny krok mniej, jedna literówka mniej, jedna odrzucona faktura mniej.
Najczęstsze pytania
Krótkie odpowiedzi na najczęstsze pytania przed wykorzystaniem tej strony w praktyce.
- Czy weryfikacja jest prawnie uznawana jako dowód należytej staranności?
- Tak. VIES jest oficjalną usługą UE, a pomyślna weryfikacja jest standardowym dowodem akceptowanym przez urzędy skarbowe. Zachowaj potwierdzenie (z datą) razem z każdą fakturą wystawioną w odwrotnym obciążeniu. Niemcy, Francja, Włochy i Holandia wyraźnie wskazują kontrolę VIES jako oczekiwany poziom należytej staranności.
- Dlaczego niektóre niemieckie lub hiszpańskie numery wracają bez nazwy?
- Oba kraje publikują przez VIES jedynie flagę poprawny/niepoprawny ze względu na ochronę danych — nazwa i adres celowo nie są udostępniane. Sama walidacja pozostaje miarodajna, brakuje jedynie kontekstu. Aby przypisać niemiecki numer VAT do firmy, użyj bezpośrednio portalu BZSt.
- Jak często należy ponownie weryfikować numer VAT klienta?
- Najlepszą praktyką jest weryfikacja w momencie świadczenia przy każdej nowej fakturze, zwłaszcza dla klientów rozliczanych nieregularnie. Dla faktur powtarzalnych co miesiąc zwykle wystarczy weryfikacja raz na kwartał. Dla świadczeń wysokowartościowych weryfikuj przed każdą fakturą i archiwizuj potwierdzenie.
- Czy mogę sprawdzać numery VAT spoza UE (Wielka Brytania, Szwajcaria, Norwegia)?
- VIES obejmuje tylko 27 państw członkowskich UE. Numery brytyjskie sprawdzisz przez serwis online HMRC, szwajcarskie UID przez federalny rejestr UID, norweskie przez Brønnøysundregistrene. Każdy to osobna krajowa usługa — VIES ich nie federalizuje.
- Co oznacza SERVICE_UNAVAILABLE lub MS_UNAVAILABLE w VIES?
- MS_UNAVAILABLE oznacza, że rejestr podatkowy danego państwa członkowskiego jest chwilowo niedostępny — reszta VIES działa dla innych krajów. SERVICE_UNAVAILABLE oznacza, że sam centralny serwis VIES ma problemy. Oba są przejściowe (zwykle krócej niż pięć minut). Poczekaj chwilę i spróbuj ponownie; próba liczy się jako próba weryfikacji.
- Czy przechowujecie sprawdzane numery VAT?
- Brak trwałego przechowywania. Zapytanie jest przekazywane do VIES z naszego serwera, odpowiedź pozostaje w pamięci do 24 godzin dla przyspieszenia powtórnych sprawdzeń tego samego numeru, a następnie jest odrzucana. Nie logujemy tożsamości żądającego, sprawdzany numer nigdy nie trafia na dysk, żaden analityk nie obserwuje formularza.